A partir de mi experiencia en temas como la mejoría de procesos, la búsqueda permanente de oportunidades de transformación cultural para promover la competitividad, eficiencia en los costos operativos, reducción de los defectos, mejora en la satisfacción del cliente e innovación en organizaciones que he representado por cerca de 15 años; tengo razones para escribir estas líneas con una estructura narrativa donde se identifican dos vertientes bien particulares.

 

La primera tiene que ver con mi actividad profesional, y cómo ha cambiado mi enfoque desde que soy especialista del programa Enplanta. El cambio más visible es que ya no tengo un escritorio; tengo un maletín que siempre va sobre mis espaldas y se ha convertido en mi “archivador”. En uno de sus bolsillos llevo las carpetas de trabajo de cada una de las empresas que represento, en otro bolsillo las carpetas con los temas desarrollados, y en el bolsillo más grande van todas las “herramientas Lean” que pueda contener.

 

Mi computador está “siempre listo” en el bolsillo más externo. La conexión a internet la hago ingresando la clave del wifi de la empresa en que me encuentre. Un cordón cuya extensión no sobrepasa los cinco metros me permite operar el computador sin que este se descargue. Este “escritorio” que se desplaza conmigo adonde se me asigne transferir conocimiento que contribuya al desarrollo productivo y sostenible, tiene muchas ventajas. Por ejemplo, ya puedo visualizar directamente determinada situación, en lugar de tener que esperar en mi oficina detrás de un escritorio y depender de una explicación verbal, cargada en muchos casos de argumentos extensos y que en la mayoría de las veces son evasivos. Hoy, puedo registrar las actas de cada reunión en tiempo real utilizando quince formatos que son las hojas de seguimiento que contienen los nueve momentos del desarrollo metodológico del M.A.S.P.

 

Los integrantes de los equipos de las diferentes empresas pueden leer conmigo el estado de la rueda Planear-Hacer-Verificar-Actuar (P.H.V.A). Hoy la manera en que percibo los problemas también ha cambiado. Cuando inicié con la metodología M.A.S.P, pude ver una vez más que un problema es una excelente oportunidad para mejorar y aplicar desarrollos incrementales, que son el génesis de todo proceso de innovación.

 

Ahora me desplazo por toda la organización desde el nivel operativo, pasando por el táctico hasta llegar al estratégico, logrando reunirlos en una sala común donde se van venciendo las fronteras invisibles, transformando el acompañamiento Kaizen en un ambiente de oficina en el que todos, sin excepción, entienden que la realidad se encuentra en el lugar de trabajo y no en cada uno de sus despachos.

 

La segunda vertiente es, sin lugar a dudas, poder contarles una de mis experiencias prácticas con una empresa que se me asignó acompañar. Estas líneas que hoy usted está leyendo son fragmentos de esas vivencias como especialista.

 

Nos agendamos para el 18 de septiembre, donde habíamos acordado firmar el certificando de implementación de la metodología. Eran las 2:30 p. m. y mi anfitrión aún no se presentaba, cosa que se me hizo muy extraña, pues una de sus características era la puntualidad.

 

Mi mente por un momento me trasladó a experiencias personales. Siendo las 3:30 p. m., el ruido de un motor me sacó de esta experiencia reflexiva. Era mi anfitrión que se bajaba de una moto nueva. Con una gran sonrisa y un apretón de manos me dijo: “Don Jaime, le vengo a presentar a Kaizen. Tardé un poco en llegar a nuestra cita porque estaba en la agencia firmando los papeles de la entrega”.

 

Aún no acabada de asimilar esa presentación cuando mi interlocutor comenzó a explicarme los motivos:

“Lo vivido durante estos meses me ha permitido percibir oportunidades donde yo antes no las veía. En el pasado, lo que se producía en un día, a la mañana siguiente sin ningún análisis previo (es más, sin saber el nivel de lo producido), lo llevaba a los clientes que ya les había vendido días atrás, sin saber a ciencia cierta que me fueran a hacer una recompra, y si me quedaba tiempo visitaba ‘nuevos clientes’. Finalizando la tarde, mi esposa y yo recogíamos los sobrantes de producción y hasta muy entrada la noche convertíamos ese sobrante en un subproducto que a la mañana siguiente lo ofrecía al mejor postor.

Recuerdo la sorpresa que me llevé cuando usted me mostró en un gráfico el resultado en pesos de las ventas que realizaba por mes, seguido del número de clientes y cuál era el producto que más se vendía. Con este análisis comencé a ver una lógica operativa en mi planta que antes no había advertido, y era sólo producir lo que realmente me estaban pidiendo y enfocar mi atención comercial sólo en los clientes que más rentabilidad representaban para mi compañía.

Y como si fuera un médico cirujano, usted ingresa a mi planta de producción para observar y poder comprender la forma en que mis operarios estaban manejando los materiales, las máquinas y cómo se desplazaban. Me muestra un problema (hoy lo llamo “Muda”), lo que yo tenía como sobrante usted lo diagnostica como un reproceso, dándome la cifra exacta del 20% sobre todo lo que producía, cantidad que no me sorprendió hasta que usted la valorizó.

Se me viene a la memoria ese día que usted nos formuló preguntas tipo ¿por qué? al menos veinte veces. Esta experiencia me trajo, lo que yo considero, es el mayor cambio de actitud que alguna vez haya experimentado. Soy mecánico industrial y nunca se me ocurrió aplicar herramientas visuales de comunicación a mi proceso de fabricación (hoy las llamo LUP). Esta sencilla herramienta produjo un efecto tal que sólo en el primer mes de aplicada, el valor de las compras de materia prima se había reducido en 300 mil pesos sin afectar el abastecimiento.

Mi hijo que trabaja para una entidad financiera me hizo una proyección con este ahorro periódico y me dio la grata sorpresa de que, si sigo generando este ahorro, al final del año tendré un capital no inferior a los tres millones 600 mil pesos, valor que me ha permitido comprar a kaizen.

Ya para terminar, don Jaime, en el pasado invertía mi tiempo en estar ocupado y no ser productivo como usted me lo decía en muchas ocasiones. Hoy ya no me quedo hasta entrada la noche con mi esposa recogiendo los desperdicios; hoy salgo todos los días temprano, porque mi esposa y yo estamos asistiendo a un curso de manejo de computadores, porque le confieso que ni el celular sabía manejarlo. Hoy me agendo con mis clientes y hemos comenzado a hacer sinergias que me han permitido tener un precio competitivo. Lo que no se mide, no se controla, esa frase ya es mía, don Jaime”.

 

Un apretón de manos y un “hasta pronto” fue el acto de cierre de este acompañamiento.

Para concluir, amigo lector, nuestro foco de atención como especialistas, más que medir las mejoras actuales, pretende cuantificar el valor verdadero de poder crear una atmosfera de aprendizaje continuo, donde este nuevo entorno no sólo estimule, sino que además favorezca al cambio permanente.

 

Jaime Morales
Especialista en innovación y productividad
Centro de Ciencia y Tecnología de Antioquia